Reputation-Checkliste für Unternehmen

Ihr digitaler Ruf entscheidet über Vertrauen und Anfragen.

Damit Sie nicht planlos reagieren, haben wir eine kompakte Übersicht vorbereitet. Mit den relevanten Infos, was wirklich zählt und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen. Behalten Sie den Überblick, vermeiden Sie Fehler und stärken Sie nachhaltig Ihre Sichtbarkeit.

Ihr digitaler Ruf entscheidet in Bruchteilen von Sekunden über Vertrauen und Kontaktaufnahme. Suchergebnisse, Bewertungen und aktuelle Profile prägen den ersten Eindruck. Lange bevor ein potenzieller Kunde anruft oder bestellt. Ein starkes Image bringt viele messbare Vorteile mit sich:

• Mehr Sichtbarkeit in der lokalen Suche und auf relevanten Plattformen.

• Eine höhere Conversion, da positive Rezensionen Unsicherheiten senken.

• Geringere Preisdiskussionen, da die Qualität glaubhaft wirkt.

• Weniger Abbrüche bei Anfragen und Reservierungen.

• Sofern Antworten auf Bewertungen professionell sind, werden Fehler schnell verziehen.

Ein gepflegter Online-Ruf ist kein Nice-to-have. Sondern vielmehr ein laufender Geschäftsprozess, der Umsatz, Kosten und Risikoprofil direkt beeinflusst.

Beginnen Sie mit einer schnellen, aber systematischen Prüfung. Kontrollieren Sie einmal gründlich und ziehen Sie bei Bedarf monatlich kurz nach. 

1. Google und Co.

• Suchen Sie Ihren Firmennamen plus Ort/Branche

• Notieren Sie die Top-10-Treffer. Plus alte Negativberichte, veraltete Informationen und Bildersuche.

1. Unternehmensprofile

• Nehmen Sie Ihr Profil bei Google, Bing, Apple Maps, TripAdvisor, Yelp etc. unter die Lupe

• Überprüfen Sie die NAP-Daten (Name, Adresse, Telefon), Öffnungszeiten, Kategorien, Fotos, Reservierung/Shop-Links. Ist dies alles konsistent?

1. Bewertungen

• Sterne-Schnitt, Anzahl, Trend

• Antwortquote und Antwortzeit

• Gibt es Themen, die besonders häufig auftreten? (Wartezeit, Service, Qualität)

• Anteil problematischer Inhalte (Beleidigungen, Falschbehauptungen) markieren

1. Social Media und Presse

• Erwähnungen auf Facebook, Instagram und LinkedIn, lokale Presse und Blogs.

• Tonalität, wiederkehrende Kritik, offene Fragen ohne Antworten.

1. Webseite und Recht

• Kontakt, Impressum und Datenschutz auf Aktualität prüfen, mobile Ladezeit, klare Kontaktwege.

• FAQ/Hilfeseiten: Lösen Sie die häufigsten Review-Themen oder sollten die Informationen überarbeitet werden?

1. Prozesse und Zuständigkeiten

• Wer im Team pflegt Profile? Wer antwortet? Welche Fristen sind hinterlegt?

• Löschmeldungen: Sind Vorlagen vorhanden? Gibt es strukturierte Belege-Ordner?

• Krisenplan: Verantwortliche, Eskalationsstufen, Statement-Bausteine.

Ein starker Online-Ruf benötigt ein solides Fundament: Ihren Auftritt über Website, Profile und Inhalte. Das Ziel besteht darin, ein übereinstimmendes Bild zu entwickeln, das Vertrauen hervorruft. 

Ihre Seite ist die Zentrale. Schnelle Ladezeiten, klare Navigation und sichtbare Kontaktinformationen (Telefon, Mail, Formular) sind Pflicht. Die Startseite und sogenannte Leistungsseiten beantworten die wichtigsten Fragen Ihrer Besucher in wenigen Sätzen. Nutzen Sie strukturierte Daten und kennzeichnen Sie wichtige Informationen so, dass Suchmaschinen sie verstehen. (Anruf, Angebot anfordern etc.)

Die Informationen zu Ihrem Betrieb sollten auf allen Unternehmensprofilen identisch sein. Dazu gehören beispielsweise Google, Apple Maps und Bing Places. Prüfen Sie, ob Name, Adresse, Telefon, Öffnungszeiten, Kategorien und Kurzbeschreibung gleich und auf dem neuesten Stand sind. Laden Sie aktuelle Fotos hoch und halten Sie Sonderöffnungszeiten aktuell. Antworten Sie auf jede Bewertung kurz und bei Bedarf lösungsorientiert.

Veröffentlichen Sie Beispiele, Referenzen, Vorher-Nachher-Vergleiche, kurze Videos und FAQ. Arbeiten Sie mit wiederkehrenden Formaten, wie „Kundenfrage der Woche“. Das hat Wiedererkennungswert. Bilder sollten authentisch, hell und scharf sein. Vermeiden Sie Stock-Einheitsbrei und KI-Grafiken, wenn echte Motive verfügbar sind.

Definieren Sie ein kleines Brand-Kit: Logo-Varianten, Farben, Schrift, Bildstil, Tonfall. Legen Sie Textbausteine für häufige Antworten fest (etwa Wartezeit, Lieferprobleme, Terminverschiebung). So bleibt die Tonalität konsistent, auch wenn verschiedene Mitarbeiter mitwirken.

Wichtige Informationen, wie Impressum, Datenschutz und Zahlungs- und Lieferinfos sollten sichtbar platziert werden. Bieten Sie Ihren Kunden mehrere Kontaktwege an und nennen Sie auch Antwortzeiten. Ein kurzer „Service-Versprechen“-Abschnitt vermittelt Verlässlichkeit, solange er eingehalten wird.

Planen Sie einen festen Veröffentlichungsrhythmus (z. B. wöchentlich), legen Sie Verantwortliche fest. Messen Sie monatlich folgende Punkte: Profilaufrufe, Klicks auf Anruf, Anfragen, häufige Bewertungsthemen. Auf dieser Basis können Sie Updates priorisieren und Ihren Auftritt dauerhaft stimmig halten.

Kritische Rezensionen sind unliebsam, aber sie dienen auch als Frühwarnsystem. Mit klaren Abläufen können Sie diese Beiträge zu Ihrem Vorteil nutzen. 

• Zeitnah reagieren (24 bis 48 Stunden), bleiben Sie freundlich, sachlich und lösungsorientiert.

• Keine personenbezogenen Daten in der Öffentlichkeit nennen. Keine Schuldzuweisungen machen und keine Rechtfertigungsdebatten.

• Bieten Sie an, Probleme offline zu klären (Kontakt nennen), und benennen Sie kurz Verbesserungen.

• Positiv: „Vielen Dank für Ihr Feedback, wir freuen uns, dass Sie …“

• Kritisch: „Danke für Ihre Meinung und den Hinweis. Dieser Vorgang entspricht in keiner Weise unserem Standard. Wir haben den Prozess X angepasst. Gerne können wir weitere Details unter (Kontakt) besprechen.“

• Unklar: „Wir konnten den von Ihnen geschilderten Fall nicht zuordnen. Bitte melden Sie sich bei uns unter der E-Mail/Telefon, sodass wir das Ganze klären können.“

• Bieten Sie keine geldwerten Vorteile gegen Abgabe positiver Bewertungen an.

• Rechtswidrige Inhalte, wie Beleidigungen, falsche Tatsachen oder Diskriminierung, melden und eine Löschprüfung auf der jeweiligen Plattform anstoßen.

• Antworten Sie bei Grenzfällen neutral.

• Legen Sie Zuständigkeiten fest.

• Ein Leitfaden und Textbausteine für Top-Themen (Reklamation, Wartezeit, Termin …) erleichtern Ihnen die Arbeit.

• Dokumentieren Sie alle Fälle (Bewertung, Antwort, Status, Ergebnis) und legen Sie die Daten zentral ab.

• Häufige Kritikpunkte in Küche/Service/Logistik im Team besprechen.

• Prüfen Sie wöchentlich: Sterne-Schnitt, Anzahl, Antwortzeit, häufige Themen, Tonalität der Reviews

• Priorisieren Sie monatlich, was sofort verbessert werden muss oder verworfen werden kann. 

Fremde Rezensionen können Sie nicht selbst entfernen. Selbst dann nicht, wenn sie offensichtlich gegen Recht oder Plattformregeln verstoßen. Löschen kann nur die Plattform oder der Verfasser. Sie haben aber die Möglichkeit, eine Löschmeldung einzureichen. Fehlen Zeit oder Sicherheit, übernimmt Onno Plus das für Sie: rechtssichere Anträge mit sauberer Dokumentation. Kosten fallen erst nach erfolgreicher Entfernung an. 

Richten Sie ein einfaches, aber verlässliches Frühwarnsystem ein. Dessen Ziel es ist, Auffälligkeiten zu entdecken, ehe sie eskalieren. So erkennen Sie Muster schnell, reagieren konsistent und halten auch Ihren Online-Ruf stabil.

• Tägliche Checks (5 bis 10 Minuten): neue Rezensionen, Nachrichten im Postfach, Einträge in Social Media.

• Aktivieren Sie Alerts. Wie Google-Unternehmensprofil-Benachrichtigungen, E-Mail-Alerts der Portale etc. So werden Sie informiert, wenn Reviews, Kommentare oder Nachrichten eintreffen.

• Definieren Sie Schwellenwerte. Beispielsweise drei kritische Bewertungen in 48 Stunden. Finden Sie die Ursache, antworten Sie öffentlich und leiten Sie entsprechende Maßnahmen ein.

• Legen Sie ein internes Dashboard oder Sheet an. Hier stehen Sterne-Schnitt der Reviews, Anzahl, Antwortzeit, häufige Themen. Diese Daten wöchentlich aktualisieren.

• Dienst- und Öffnungszeiten abdecken: Stellvertretung regeln und Feiertage/Betriebsurlaub öffentlich kommunizieren. 

• Beobachtung dokumentieren: Datum, Plattform, Thema, Antwort/Status. Dies erleichtert Nachverfolgung und kann nützlich bei Löschprozessen sein.

• Proaktiv kommunizieren: Bei Störungen (z. B. Küchenumbau, Lieferengpässen, Personalausfall) frühzeitig Hinweis in Profil/Storys setzen, um Erwartungslücken beim Kunden zu schließen.

Ihre Online-Reputation ist ein wichtiger Geschäftsfaktor. Aber noch lange kein Grund, kopflos loszulegen. Wer ohne Plan reagiert, riskiert inkonsistente Botschaften, verpasste Chancen und im Ernstfall kann es zu Problemen kommen. Gehen Sie strukturiert vor. Legen Sie Zuständigkeiten fest, richten Sie einfache Routinen für Monitoring und Antworten ein und haben Sie immer einen Blick auf geltendes Recht und Datenschutz. Dadurch bleiben Sie handlungsfähig, lernen kontinuierlich aus Rückmeldungen und stärken Schritt für Schritt Vertrauen, Sichtbarkeit und Ergebnisse.